Generelle betingelser:

Betingelser individuelle og grupper opptil 10 personer

Betingelser 10-60 deltakere:

Ved reservasjon via e-post godtar arrangør Quality Hotel Skifer sine betingelser/vilkår og leveranse som beskrevet.

Gyldighet

Disse betingelsene gjelder mellom den bestillende part (”Arrangøren”) og Quality Hotel Skifer for arrangement av kurs, møter, konferanse, kongresser o.l. på Quality Hotel Skifer (”Hotellet”) i den utstrekning det ikke er inngått annen skriftlig avtale som fraviker betingelsene.

Betingelsene er bindende fra det tidspunktet bestillingen er signert av begge parter. Arrangøren påtar seg fra samme tidspunkt det økonomiske og juridiske ansvaret for de bestilte ytelser overfor hotellet.

Priser

Ovennevnte priser er gitt på grunnlag av de romreservasjoner, arrangementer og øvrige ytelser inkludert bevertning som er beskrevet. Ved større endringer i reservasjonene forbeholder vi oss retten til å endre prisene da disse er gitt som en del av en totalpakke.

De avtalte priser er bindende for begge parter. Hotellet forbeholder seg likevel retten til å kunne foreta justeringer i prisene som følge av økt kostnader ved innkjøp av varer og tjenester, økte skatter og avgifter, samt andre omstendigheter utenfor Hotellets kontroll.

Alle priser er oppgitt inkl. mva.

Bestilling

Med mindre annet er avtalt skal romreservasjoner gjøres på navneliste fra arrangør.

Ankomst og avreise

Hotellrommene skal være disponible fra kl. 15.00 ankomstdagen til kl. 11.00 avreisedagen. Senere avreise kan avtales individuelt mellom Hotellet og Arrangøren (eller mellom Hotellet og den enkelte gjest).

Fleksibilitet

Quality Hotel Skifer forbeholder seg retten til å bytte lokale for arrangementet ved endringer i antall deltagere eller tidspunkt, eller hvis det er nødvendig for og kunne gjennomføre arrangementet. Dette gjelder også i tilfeller hvor arrangør i utgangspunktet har blitt forespeilet et bestemt lokale. Hvis bytte av lokale vil medføre vesentlig endring for arrangementet vil arrangør bli varslet.

Avbestilling og reduksjoner

Arrangementet kan kostnadsfritt avbestilles skriftlig i sin helhet innen 60 dager før avtalt ankomstdato. Betingelser i forhold til reduksjon av hele eller deler av arrangementet:

 10-20 og 20-60 deltakere

Arrangøren har plikt til å holde Hotellet oppdatert om antall gjester, avbestillinger og endringer i henhold til signert kontrakt. Hotellet kan innrømme et fradrag hvis Hotellet klarer å leie ut rommene til andre hvis omsetningen er på samme nivå som opprinnelig.

Hvis bestillingen reduseres med mer enn 50 % (hele reservasjonen for hele perioden), må det avtales ny pris. 

Hvis en gjest kommer sent eller drar tidligere enn avtalt, er arrangøren fortsatt ansvarlig for den perioden reservasjonen er gjort, hvis ikke annet er avtalt.

Navn og program

Navneliste samt spesifisert konferanseprogram må være hotellet i hende senest 14 dager før Arrangementets start.  Hvis det blir sendt en revidert navneliste etter den datoen, må endringer markeres tydelig.

Vi gjør oppmerksom på at Quality Hotel Skifer er et røykfritt hotell, og at røyking på rom vil bli belastet med et gebyr pålydende kr. 1500,- NOK

Betaling

Oppgjør for arrangementet kan foretas med aksepterte kredittkort. Ved forespørsel om kreditt (etterfølgende fakturering) må dette være avtalt ved bestilling. Ved etterfølgende fakturering vil det påløpe et administrasjonsgebyr på kr. 95.- NOK pr. faktura.  Betaling skjer innen 10 dager. Ved for sen betaling beregnes lovbestemt forsinkelsesrente.

Arrangøren er ansvarlig for at de individuelle deltageres regninger betales som avtalt. I slike tilfeller plikter Hotellet å fremlegge kopi av deltakernes gjesteregning.

Hotellet forbeholder seg retten til å be om tilfredsstillende økonomisk garanti for bestilte ytelser, inntil 100 % forskuddsbetaling eller tilfredsstillende bankgaranti.

Detaljerte vilkår for depositum eller forskuddsbetaling fastsettes ved bestilling og bekreftes i bestillingsbrev til arrangøren.

Hotellet forbeholder seg også retten til å innhente kredittopplysninger og foreta en egen kredittvurdering før slik bekreftelse gis.

Ansvar og forsikring

Hotellet påtar seg ikke ansvar for Arrangørens og eventuelle utstilleres eiendeler og anbefaler derfor at det tegnes en egen forsikring. Arrangøren er også ansvarlig for forsikring mot skade på hotelleiendom og for transport av materiale til og fra hotellet.

Force majeure

Gjensidig force majeure ved hendelser utenfor hotellets kontroll og ved myndighetspålagte forbud/påbud (restriksjoner) som ved f.eks. streik, lockout, brann, pandemi ol. Hotellet har rett til å heve avtalen uten erstatningsplikt overfor Arrangøren.

Kontraktsbrudd

En signert bekreftelse er bindende. I tilfelle kontraktsbrudd har hotellet krav på dekning av hele summen som går tapt. Hvis det oppstår uenighet i forbindelse med tolkningen av eller bruksområder for disse bestemmelsene skal saken løses ved mekling.

Verneting

Avtalen reguleres av norsk rett. Partene skal søke å løse tvister gjennom forhandlinger. Tvister som ikke er løst innen 60 dager etter at en part har satt frem krav om forhandlinger, kan hver av partene bringe inn for de ordinære domstoler med verneting. Som rette verneting for tvister etter denne kontrakt vedtar partene Trondheim byrett.

Personvernerklæring for Nordic Choice Hotels

1. Innledning

Vi i Nordic Choice Hotels behandler dine personopplysninger i forskjellige sammenhenger, for eksempel når du bestiller tjenester av oss, overnatter på våre hoteller, bruker tjenester vi leverer og i enkelte andre sammenhenger. I vår personvernerklæring finner du mer informasjon om vår behandling av personopplysninger. Under finner du også kontaktinformasjon dersom du har spørsmål eller vil kreve innsyn.

Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med den til enhver tid gjeldende norske personopplysningsloven, herunder GDPR.

2. Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger

Vårt foretak Nordic Choice Hospitality Group AS (NCHG), org. nr. 990 465 339, Postboks 2424 Solli 0201 OSLO, tlf. +47 22 33 42 00, e-post privacy@choice.no er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i våre sentrale systemer for booking, fakturering og hotelldrift. Når du booker, overnatter, og betaler hos oss, er det NCHG som er behandlingsansvarlig.

Vårt foretak Nordic Choice Commercial Services AS (NCCS), org. nr. 968 819 372, Postboks 2454 Solli 0201 OSLO, tlf. +47 22 33 42 00, e-post privacy@choice.no, er behandlingsansvarlig for våre internettsider, for din konto på våre internettsider, for vår applikasjon (app) og for vårt fordelsprogram Nordic Choice Club. NCCS er også behandlingsansvarlig for vår markedsføring og utsendelse av eposter til våre kunder og kontakter samt annen digital markedsføring.

Nordic Choice Hotels består av kjedene Comfort, Quality, Clarion, i tillegg til en rekke frittstående hotell. Noen av de frittstående hotellene bruker sine egne lokale systemer for booking og fakturering. De hotellene dette gjelder har sine egne personvernerklæringer og vil selv være behandlingsansvarlig for booking og opphold.

3. Behandling av personopplysninger knyttet til booking og opphold

I forbindelse med dine bookinger foretatt av deg selv eller av andre på vegne av deg, behandler vi de personopplysninger vi trenger for at vi skal kunne oppfylle avtalen om booking og kjøp av tjenester. Dette er opplysninger du har gitt oss direkte eller som du har gitt oss via reisebyrå eller agent. Vi behandler eksempelvis opplysninger om din identitet, dine kontaktopplysninger og din betalingsinformasjon. I noen tilfeller vil vi lagre ditt passnummer. I tillegg behandler vi andre opplysninger du måtte ha gitt oss og som har relevans for ditt opphold hos oss. Dette kan være informasjon om allergier eller om spesielle ønsker for ditt opphold. Vi registrerer alle kjøp og bestillinger du gjør hos oss som for eksempel spa, restaurant, roomservice etc, for å levere slike tjenester og for at du skal kunne betale for dem.

Vi behandler disse opplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen om booking med deg, og i tillegg så lenge gjeldende lovverk eller myndighetspålegg pålegger oss dette.

Vi loggfører bruk av nøkkelkort i våre hotell. Dette gjør vi for å motvirke og oppklare kriminalitet, og av hensyn til sikkerhet, herunder brannsikkerhet. Vi lagrer loggene i 21 dager.

4. Behandling av personopplysninger i din brukerkonto (webprofil)

Hvis du vil kan du opprette en brukerkonto på våre nettsider (webprofil). Her kan du velge å registrere navn, adresse, interesser og andre opplysninger slik at senere bestillingsprosesser kan forenkles. Disse opplysningene samles inn fra deg.

Opplysningene du gir vil lagres sammen med bookingdata og kjøpshistorikk. Vi vil bruke disse opplysningene til å tilpasse nettsider og app etter dine behov og vil også bruke opplysningene til å tilpasse ditt hotellopphold hos oss. Grunnlaget for vår bruk av opplysningene er for å oppfylle avtaler med deg.

5. Behandling av personopplysninger knyttet til medlemskap i Nordic Choice Club

Dersom du har meldt deg inn i vårt fordelsprogram Nordic Choice Club, noe vi for øvrig synes at du burde gjøre, vil vi behandle opplysninger om ditt navn, din kontaktinformasjon og kjøps- og uttaksinformasjon i tillegg til andre opplysninger du måtte ha gitt oss. Disse opplysningene samler vi inn fra deg. Vi behandler disse opplysningene for å administrere Nordic Choice Club, herunder for å beregne og dele ut dine bonuspoeng. Grunnlaget er for å oppfylle en avtale med deg.

Vi henter inn eller leverer ut opplysninger til Nordic Choice Clubs samarbeidspartnere når dette er nødvendig for å oppfylle dine bestillinger eller for å beregne dine bonuspoeng, eller dersom du har samtykket. Nordic Choice Clubs samarbeidspartnere fremgår her: https://www.nordicchoicehotels.no/nordic-choice-club/tilbud-fra-partnere/oversikt/. Dette vil typisk gjelde navn, kontaktinformasjon, navn, status medlemskap i Nordic Choice Club, samt kjøp relevant for beregning av bonuspoeng.

Som et vilkår for innmelding i Nordic Choice Club vil vi be om ditt samtykke til å motta markedsføring. Dette samtykket innhentes separat ved din innmelding i Nordic Choice Club og kan når som helst trekkes tilbake. Du finner dine samtykkeinnstillinger under «Min side». Basert på ditt samtykke vil vi behandle din e-postadresse for markedsføringsformål.

Vår behandling av personopplysninger beskrevet under kapittel 5 varer så lenge du er medlem av Nordic Choice Club, og deretter inntil dine bonuspoeng blir foreldet.

6. Behandling av personopplysninger ved din bruk av Nordic Choice Hotel App

Vi har laget vår egen app for iOS og Android, Nordic Choice Hotels app. I appen vår finner du informasjon om ditt medlemskap, om booking og om oss Nordic Choice Hotels. Du kan bruke appen til å booke, som nøkkelkort når du bor hos oss og som kanal for å få informasjon fra oss eller kommunisere med oss.

Vår app vil be deg om følgende tilgangstillatelser

• Tilgang til lokasjonsdata for å gi deg oversikt over våre hoteller i nærheten

• Motta data fra Internett

• Se nettverkstilkoblinger

• Full nettverksadgang

• Hindre enheten fra å gå over til sovemodus

• Tilgang til bluetooth, for bruk til nøkkelkort i app

• Tillate push-varsler

Det er frivillig for deg å samtykke til de ulike tilgangstillatelser vår app ber om. Dersom du avslår å gi tilgangstillatelser vil dette påvirke appens funksjonalitet.

Du kan når som helst justere tilgangstillatelser for appen. Vi vil også gi deg mulighet til å justere dine innstillinger for personalisering i appen.

7. Behandling av personopplysninger for markedsføringsformål

Dersom du melder deg på våre nyhetsbrev lagrer vi og bruker vi din epostadresse til å sende deg nyheter og tilbud fra oss.

Vi vil også bruke din e-postadresse eller telefonnummer til å sende deg nyheter og tilbud innenfor regler om eksisterende kundeforhold. Vårt grunnlag er markedsføringslovgivningen.

Vi vil kontakte deg i sosiale medier etter ditt samtykke eller innenfor eksisterende kundeforhold. For å bruke sosiale medier som kommunikasjonskanal må vi levere ut din e-postadresse eller ditt telefonnummer til det sosiale mediet. Vårt grunnlag for dette er samtykke eller legitime interesser.

Du kan til enhver tid trekke tilbake samtykker du har gitt oss. Dette gjør du under «Min side».

Du kan også reservere deg mot å motta markedsføring i eksisterende kundeforhold. Dette gjør du ved å sende en epost til customerservice@choice.no.

8. Behandling av personopplysninger for utvikling, feilsøking og sikkerhet

Vi vil behandle data som inkluderer personopplysninger for å gjøre feilsøking og rette feil, forbedre tjenestene våre og teknologien vi bruker og for å analysere bruk og brukeradferd. Videre vil vi behandle personopplysninger for å verifisere din identitet, herunder verifisere identitet i forbindelse med din bruk av våre digitale tjenester.

Vi anonymiserer data eller utarbeider statistikk så langt vi klarer, men vil også måtte behandle personopplysninger for utviklings-, feilsøkings-, statistikk- og sikkerhetsformål.

9. Behandling av personopplysninger for øvrig

Ved konkurranser eller andre aktiviteter som du kan delta på vil vi behandle personopplysninger som navn og kontaktinformasjon når dette er nødvendig for eksempelvis å registrere hvem som deltar, og deretter trekke ut en eller flere vinner. Vi vil så langt det er mulig informere konkret om dette ved din deltakelse i konkurranser eller andre aktiviteter.

Dersom du kontakter vår kundeservice eller på annen måte henvender deg til oss med forespørsler, vil vi behandle personopplysninger du gir så langt det er nødvendig for å besvare og loggføre din henvendelse. Vi fører også liste over hvilke nyhetsbrev og tilbud vi sender ut samt hvorvidt disse åpnes. Grunnlaget for detta er legitime intresser eller for å oppfylle avtaler med deg eller besvare dine henvendelser. De legitime intressene er å utøve god kundepleie og å tilpasse mengden nyhetsbrev som sendes ut.

Ut over behandling beskrevet i vår personvernerklæring eller basert på ditt samtykke, vil vi i noen tilfeller måtte eller kunne behandle personopplysninger når gjeldende lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol pålegger oss eller tillater oss dette.

10. Behandling av personopplysninger om våre leverandører, bedriftskunder og kontakter i næringslivet

Vi behandler opplysninger om kontaktpersoner hos våre leverandører, bedriftskunder, samarbeidspartnere, deltakere på våre arrangementer rettet mot næringslivet samt andre personer som opptrer i næringsvirksomhet. Dette gjør vi for å kunne jobbe effektivt, inngå og håndheve kontrakter, rekrutter, drive virksomheten vår og utvikle vår virksomhet og vårt profesjonelle nettverk. Slike opplysninger utgjøres typisk av navn, kontaktinformasjon, stilling, bedrift, kompetanse, forretningsmessige interesser og deltakelse på våre arrangementer for næringslivet eller tidligere utvist interesse for oss og våre ansatte.

Vi lagrer slike opplysninger så lenge vi vurderer at personen er en forretningskontakt med oss.

Grunnlaget for dette er legitime interesser.

11. Utlevering av personopplysninger og lovpålagt behandling

Vi leverer ikke ut dine personopplysninger til tredjepart, med mindre du har samtykket til dette, eller med mindre gjeldende lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol tillater oss eller pålegger oss dette.

For ordens skyld opplyser vi om at vår bruk av databehandler for å behandle opplysninger på vegne av oss, ikke regnes som utlevering.

12. Innhenting av personopplysninger fra andre

For å sørge for at vi har riktige opplysninger om deg, kan vi vaske dine opplysninger mot andre kilder som telefonkatalog, folkeregister og liknende. Det kan i noen tilfeller være aktuelt å kredittsjekke våre kunder, hvilket betyr innhenting av kreditt-data fra andre kilder. Vi henter inn demografiske opplysninger som alder, kjønn og språk fra andre kilder. Vi henter inn opplysninger fra våre samarbeidspartnere og fra andre deler av konsernet vårt når dette er lovlig og nødvendig for leveranse av tjenester og kommunikasjon til deg.

13. Dine rettigheter

Du som person har flere rettigheter etter personopplysningsregelverket.

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.

Dersom du ønsker innsyn i vår behandling av dine persondata, kan dette gjøres her. Andre henvendelser kan du sende til oss på epost privacy@choice.no.Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi kommer til å be deg bekrefte din identitet eller be deg oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette må vi gjøre for å forsikre oss om at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

14. Personvernombud

Vi har vårt eget personvernombud i Nordic Choice Hotels. Personvernombudet er personvernombud for alle våre foretak og alle personopplysninger vi behandler i de landene vi er etablert i.

Personvernombudet er vårt kontaktpunkt for Datatilsynet.

Ombudet vårt gir Nordic Choice Hotels, våre databehandlere og våre ansatte råd og veiledning om behandling av personopplysninger og reglene for dette. Ombudet jobber med å kontrollere vår overholdelse av reglene for personopplysninger og våre interne retningslinjer.

Ombudet vårt kan også hjelpe deg med å ivareta dine rettigheter overfor oss, eller hjelpe deg med å få svar på spørsmål om dine personopplysninger hos oss.

Du kan kontakte vårt personvernombud på privacy@choice.no.

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du alternativt klage til Datatilsynet i Norge, eller tilsynsmyndigheten i det land du bor på hotell i. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider www.datatilsynet.no.

15. Bruk av databehandler. Overføring til utland

Vi bruker flere databehandlere for å kunne leverer våre tjenester til deg. Vår største databehandler er vårt bookingsystem Cenium AS.

Fordi vi er en del av Choice Hotels International, Inc. (CHI) bruker vi samme bookingsystem som CHI. Dette medfører at personopplysninger om bestilling av overnatting behandles i USA og med CHI som vår databehandler. Utlevering til USA har grunnlag i EUs modellavtale for overføring fra oss som behandlingsansvarlig i Europa til databehandler i USA.

16. Cookies/Informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) for å forbedre brukeropplevelsen av våre nettsider.

En cookie er en liten tekstbasert datafil som plasseres på ditt utstyr (din smarttelefon, datamaskin eller for eksempel nettbrett). Cookien hjelper til med å kjenne igjen hvilken type innhold og hvilke sider som besøkes på vårt nettsted. Informasjon som lagres ved hjelp av en cookie kan være hvordan du bruker nettstedet, hva slags type av nettleser du benytter og hvilke nettsider du har besøkt.

En permanent cookie ligger igjen på ditt utstyr for et bestemt tidsrom. En sesjonscookie lagres tilfeldig i ditt utstyrs minne mens du er inne på våre hjemmesider. Sesjonscookien forsvinner når du stenger din nettleser. Vi benytter både permanente cookies og sesjonscookies. Nordic Choice kan også komme til å benytte en tredjeparts cookies.

Dersom du ikke ønsker at våre nettsider plasserer cookies på ditt utsyr, kan du skru av cookies i din nettleser. Dersom du skrur av cookies vil funksjonaliteten for våre nettsider reduseres.

17. Endringer i personvernerklæring eller i behandling

Vi jobber kontinuerlig med utvikling og forbedring av våre tjenester overfor våre kunder. Dette vil kunne endre måten eller omfanget av vår behandling av personopplysninger. Informasjonen vi gir gjennom denne personvernerklæringen vil derfor justeres og oppdateres med ujevne mellomrom. Vi vil dessuten endre personvernerklæringen når nye regler eller myndighetspraksis gjør det nødvendig.